五金機械成功案例 – Ya公司

Ya公司

傳統產業確有需要使用ERP管理系統，但有的企業以為規糢太小，須等到公司的規糢成長到一定程度後，才有使用ERP的價值，其實只要稍具規糢例如員工在10人以上就可考慮開始用ERP，因ERP並非像買電視機或冷氣機一般，插上電源就可開始享受，他需要一段時間磨合期,，經過員工的訓練學習、久後熟練、才能產生效益，幫企業節省人力、減低成本、防堵漏洞、增加生產效率、增加產能，不要等到營業規模大又生意繁雜才開始，屆時接單與生產線銜接恐怕早已無法應付，若企業起動時即使用ERP電腦化管理一切都顯得井然有序，則之後生意再多也不怕。

 
 
（ㄧ）Ya公司：專門於五金零件、特殊規格培林及五金門鎖零配件。
 
雖說是傳統產業，經營管理者要將目前所執行的作業，加以全面性的檢討與改進，將過去人工管理的流程，改進成為電腦化與制度化。首先將生產線之工序流程電腦化、每一工序的製造生產，都能全面完全的掌握，並可隨時看到每張工單目前進度。任何變化要即時顯示、生產數量及耗用工時都能完全清楚瞭解，將以前目視法管理之糢糊地帶完全去除。雖然MES看起是大工程，但在有正確之軟體工具下，每次車間起工、完工用刷條碼之簡單動作,，也是產生相當驚人之成果，把以前目視法管理之模糊地帶減到越小，對於進度掌控越好成本越能降低，更能創造企業最大的財富及利潤。
 
一、企業評估 
 
系統導入前，Ya公司所使用的隻是單純用於進銷貨記錄的系統，只有在要出貨時，將資料輸入列印出貨單，給送貨車司機與客戶簽收檢查銷貨量是否正確並留作紀錄；銷貨訂單方面，常常只是客戶打電話來下訂單後，就直接製作出貨單，完全是以人工作業；庫存部份，也只有平常人工紀錄的流水帳。雖然每一個點分開看都是小問題，但集合起來就成為企業需要正視檢討的大問題。
 
輔導ERP上線前之問題：
 
  1.  鈑材、鋁料、棒材算料要人工計算。
  2.  會計和業務&採購等部門間資訊無即時連結。
  3.  發給代工廠的委外加工資料都是等廠商發票寄來之後才知道再補填資料。
  4.  庫存資料用文書處理打等於無控管，常常會漏單&寄庫倉的數量無法即時查證，都須透過代工廠商查詢。
  5.  採購物料用文書處理經常會有少叫料的問題，導致停工待料。
  6.  開產銷會議各部門的資料和實際狀況無法確定。
  7.  倉庫計算數量單位和採購計價單位不同問題，會計端和倉庫端數據不一致問題。
  8.  裁切鋁棒或鋼材剩餘尾料的優先取用問題，無從管起，看到想到才取用，餘料等同廢料。
  9.  生產線工時收集無法確認正確值每天靠班長一一詢問車間用手寫報工，還需另用文書處理建單統計。
  10.  採購在途量和生產在途量的統計數無法確定正確性。
  11.  統計分析報表製作費時費力。
 
二、導入作業流程:
 
1. 用啟動會議把企業的SOP確認和ERP各功能模塊分派給不同職掌人員。
2. 物料編號編碼原則制定減少一物兩料及一料兩物情形。
3. ERP系統控管參數依企業需求設定及確認如小數點及簽核關卡。
4. ERP各主檔解說&相關程式的內稽內控之串聯說明。
5. 以六大循環依各部門職掌區模塊組垂直關連教學。
6. 以六大循環各部門間作業橫向連結的通知&相關作業的串連及異常的通知。
7. 教學六大管理。
 
三、生產管理(MO)和製造管理(MES)的導入 
 
Ya公司第一步所必須要面對的問題，就是要加強並改良目前的作業糢式。現行作業模式只進銷存，生產線車間都沒有進入電腦化作業，人工紀錄雖然完整，卻不方便查詢與統計分析資料。而MES管理系統的糢式，是無法允許這種事情發生，每一工序的起工、完工資料必需要清楚，要讓車間進度與製單連結、製單要使用條碼化、製單的每工序之起工、完工使用條碼化，每一上下工序都是緊密連結。因此，首先要求公司在接到訂單後，要將客戶訂貨資料輸入系統中，用生產通知五聯單流程式控制管，經由工程單位元確認該產品的BOM是正確符合客戶要求後於(生產通知單第一聯)簽名，生管單位於接收到銷貨訂單(生產通知單第二聯)上有工程單位元簽名，即表示該產品可以依BOM表轉成生產派單(SO2MO)再依生產需求產生 (MO2PD)轉成製令單。再由製令印出條碼。交給車間之製令都有條碼。這過程看似簡單，卻是能減少人工失誤的關鍵點。
 
四、QC管理&庫存管理的導入 
 
接著必須要面對的問題，就是要加強並改進目前的倉庫作業糢式，現行的作業模式裡未落實紀錄發料至委外加工廠和廠內生產用料的紀錄，導緻實際廠內和委外加工廠的庫存數據不正確，也無法即時於系統中可以查覺庫存不足的問題，導致停工待料&某些物料卻又過多積壓。輔導先將庫存數量及成本作總盤後打入系統作開帳作業。接著進貨部分由倉管先依廠商出貨單作QC收料作業再由QC人員QC檢驗確認後轉單入庫，倉管人員只需依QC轉單的數量點收後分配儲位存放於固定儲位，至於委外加工&廠內製造單位的發料作業均依生管單位發出的生產通知單的發料依據轉出發料單此時則可以減少發錯料號或是數量的問題，且系統是即時加&扣庫存，所以倉庫數據是非常即時且正確的。
 
五、採購管理的導入 
 
五金製造的行業存在著採購計價單位和倉庫收料單位是不一致的，導入系統後，解決了採購的計價問題，系統可以依進貨支數轉換成計價的公斤數，所以會計的付款和倉管的數量問題一併解決了。採購者以往的採購數據都是自行計算&倉管給的訊息，往往在途的資料會遺漏，利用ERP的MRP的計算模組排除了採購料會少叫料導致停工待料的問題。 　
 
六、裁切餘料管理的導入
 
原鈑材、鋁料、棒材等等需要切割的材料，由人工至倉庫自行取料切割，導致倉庫餘料過多。導入系統的裁切管理後，系統會自動先將最適的餘料篩選給USER，USER即可以依此將適當的餘料取出切割，減少了倉庫餘料的積壓。
 
七、會計帳務的導入
 
原會計的應收/付帳款都須等待業務或廠商給資料才能作帳，且帳務比對非常困擾。導入ERP後會計可以即時將相關資料直接轉入會計帳務內，且原每個月的帳目原來要花10多天的資料整理彙總才可以將資料轉出給出納作業，目前只要廠商提出請款需求比對確認即可以將資料轉出給相關人員簽核後轉出納作業，省時又省力。且利用系統(派單發料沖銷對帳單)反查廠商損耗材料之狀況和跟催餘料繳回等等相關管理作業，讓企業的委外加工材料管理更上一層樓。
 
八、分析報表的運用
 
1. 應付帳款明細對帳單：利用自訂義報表修改達到Ya公司會計可以直接於此報表確認該筆進貨材料是由採購人員依生產需求下單&QC檢驗入庫的應付款項，簽核人員也可以很放心的簽核各筆款項的支出。
2. 產銷會議資料直接於系統內之報表檢討：
A. 銷貨訂單誤期明細…銷貨訂單狀況表。
B. 採購訂單誤期明細…採購訂單狀況表。
C. 委外加工誤期明細…訂單&生產派單進度表。
D. 廠商交貨誤期&不良明細…廠商誤期統計表&廠商品質不良統計。
E. 訂單作業追蹤…訂單流程追蹤表。
F. 資金預測…採購訂單狀況表(金額) 銷貨訂單狀況表(金額)。
 
在硬體配置方面，採用江廠長雲端ERP管理系統，Ya公司安裝不需要另外買一臺專用主機，軟體及資料庫全放雲端一年365天每天24小時可以提供穩定與安全的工作環境，在USER方面，若在趕單或是操作方面，減少遇到系統當機或是系統不穩的情況，工作效率則會大大提高。另外必須要將全公司的電腦只要能連線上網連到系統的雲端主機即可。不需要IT人員陪著加班。
 
九、效益展現
 
因MES的導入，Ya公司開始全面性檢討與修正現行車間作業糢式，生產日報表由人工紀錄，改為起工完工刷條碼後自動進入系統，將來在查詢、統計、分析車間生產狀況，甚至於在預測未來管理應走之方向，也能由以往的經驗分析，轉為有準確數據輔助的依據；也給管理者，由目視管理改成中央控室整合管理，減少急救錯誤之黃金時間。車間進度也能清楚掌握，QC檢驗之檢驗報告都納入電腦化。人力負荷沉重的情況將大幅改善。且附合ISO檢驗履歷記錄之需求；在ERP、MES系統皆能完全支援提供，Y公司與客戶品質與交期上可獲得極大的便利性。
 
系統只是輔助工具，重要的是使用者能否善用系統，將系統的功能發揮到極致，達到完全的資料掌控。在江氏資深顧問協助下配合Ya公司產業糢式，調整作業流程並循序導入後，目前已漸漸的一步步往”進度控管、品質履歷管理”，進而達到永續經營之百年企業”的目標邁進！